Was zu sich selbst finden mit Planung zu tun hat

24. September 2021

In 4 Schritten zu mehr Freiheit und Selbstbestimmung

Zeitmanagement ist in aller Munde. In einer hektischen Welt, wie wir sie heute vorfinden, geht es oftmals darum, möglichst viel in möglichst wenig Zeit zu schaffen. Dass dieser Stress bei sehr vielen Menschen auf Kosten des eigenen Wohlbefindens geht, ist nicht verwunderlich. Viele fühlen sich ausgebrannt, erschöpft und häufig müde. Wer es dennoch schafft etwas für sich selbst zu tun, tut dies oft unter Zeitdruck und schiebt die geliebte Aktivität irgendwo unter, so dass der Spaß daran womöglich auch noch vergeht und man irgendwann nur noch funktioniert.

Aber wie soll man dieser Stress-Spirale entkommen, wenn man sowieso schon keine Zeit hat?

"Wenn du es eilig hast, geh langsam. Wenn du es noch eiliger hast, mach einen Umweg." - Japanisches Sprichwort

Wenn du es eilig hast, geh langsam. Wenn du es noch eiliger hast, mach einen Umweg..png

Wie schon ein altes japanisches Sprichwort belegt, ist die beste Lösung für Eile und Hektik einfach mal das Tempo herauszunehmen. Zudem impliziert das Sprichwort, dass etwas das zunächst als Umweg erscheint, helfen kann, der Eile zu entkommen. Oftmals sind wir so in unseren Alltagsaufgaben gefangen, dass es uns schier unmöglich scheint, etwas daran ändern zu können, unser Leben auf das Wesentliche auszurichten und wieder selbstbestimmter zu leben. Doch wer sich einmal aus der Stress-Spirale herausnimmt, wer einmal einen Schritt zurückgeht und die Sache aus einem anderen Blickwinkel betrachtet und Möglichkeiten erkennt, etwas ändern zu können, der kann sich auf den Weg machen, sein Leben so zu gestalten, wie es für sie oder ihn stimmig ist.

Es geht darum, sich einmal bewusst über all seine Aufgaben, Wünsche und Ziele zu werden und dann zu schauen, wie diese am besten im Einklang miteinander verbunden werden können.

Um dein Leben so zu gestalten, wie es zu dir passt, ist es sinnvoll sich etwas Zeit zum Planen zu nehmen. Meine Vorgehensweise, die mir sehr geholfen hat, mein Leben stimmig zu gestalten teile ich im Folgenden mit dir.

Schritt 1 - Klarwerden über deine Zeit - dein Zeitfinder-Projekt

 

Um sich überhaupt erst einmal darüber klar zu werden, wie man seine Zeit tatsächlich verbringt ist es sinnvoll über einen Zeitraum von 1-3 Wochen alles zu notieren, was zu tun ist. Wenn dir das zu lange erscheint, kannst du es natürlich auch abschätzen, aber wichtig ist, einmal die Aufgaben und Tätigkeiten einer ganzen Woche in einen Zeitplan einzutragen. 

 

Hier gilt es wirklich ALLES aufzuschreiben was zu tun ist von Morgens bis Abends. Also wirklich alles, von anziehen und zähneputzen über Schulbrot machen, Fahrtweg zur Arbeit, Arbeitszeit, Mittagspause, Kind abholen, Kind zum Verein fahren, Spülmaschine ein- und ausräumen, sich-ums-essen-kümmern, Kind ins Bett bringen, TV Serie schauen, Lesen, neue Schuhe bestellen usw.

 

Was es mir gebracht hat dies zu tun kannst du in meinem Artikel “Meine 3 wichtigtsen Erkenntnisse und die daraus folgenden Schritte, die mir geholfen haben, mich aus dem Hamsterrad zu befreien” nachlesen.

 

Kurz gesagt bringt dir die Zeitübersicht Folgendes:

  • zeigt dir wo du Zeitengpässe hast

  • zeigt dir ob du dir zu viel aufgeladen hast und dein Pensum gar nicht schaffen kannst 

  • zeigt dir wo du Dinge evtl. konsolidieren kannst

  • zeigt dir, ob es Dinge gibt, die du ggf. nicht mehr oder zu einem anderen Zeitpunkt machen könntest

  • zeigt dir, ob es evtl. Dinge gibt, die du abgeben und auslagern kannst

  • du hast all deine Tätigkeiten zeitlich aufbereitet und kannst das Tool im Anschluss als Wochenplaner nutzen

 

Damit siehst du einmal gut übersichtlich, wie sich deine Zeit aufteilt und ob du dir selbst auch genug Zeit eingeräumt hast. Um diese Übersicht zu erstellen, eigenen sich alle Tools, die du für geeignet hältst, selbst wenn es einfach ein Blatt Papier und ein Stift sind.

Journaling hilft bei Zeitmanagement und Selbstmanagement - für mehr Selbstbewusstsein

Ich stelle dir hier 3 Tools vor, die du gut für dein Zeitmanagement und deine Zeitfindung nutzen kannst:


 

Tool 1: Excel 

 

Ich selbst habe mit Excel begonnen meine Zeit zu tracken. Du kannst dir einfach deinen eigenen Zeitplan in Excel erstellen oder nutzt meine Excel-Vorlage, die du hier kostenlos herunterladen kannst: “Excel-Zeitfinder-Planer”. In den einzelnen Tabs findest du 3 Varianten: Einmal pro Stunde, einmal pro halbe Stunde und eine Variante für viertelstündliche Eintragungen. Ich selbst habe die Stundenvariante genutzt und mehrere Tätigkeiten in einem Feld eingetragen.


 

Tool 2: Google Kalender

 

Wenn du ein Google Konto hast, kannst du auch den Google Kalender zu nutzen, denn er ist

  • einfach zu bedienen

  • flexibel (du kannst die Termine mit Drag & Drop  sogar einfach hin und herschieben)

  • kostenlos

  • farblich markierbar für unterschiedliche Kategorien

 

Das Prinzip ist dasselbe wie in Excel. Du kannst deine Termine/Tätigkeiten sogar bis auf 5 Minuten genau eintragen, was dann aber in der Darstellung etwas unübersichtlich wird. Wenn du den Google Kalender im Nachhinein auch als Wochenplaner nutzen möchtest, hat er den Vorteil, dass du die einzelnen Aufgaben als wiederholend (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich etc.) eintragen kannst und somit jede Woche nur deine “Extras” eintragen musst. Wöchentliche Aufgaben kannst du einfach auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit schieben (das ist auch möglich ohne dass sich das Verschieben auf die fortlaufenden Einträge auswirkt.)


 

Tool 3: Zettel & Stift

 

Ganz basic kannst du natürlich deine Zeit auch mit einem Zettel und Stift messen. Für diese Variante stelle ich dir meinen gratis Tagesplaner-Vorlage zur verfügung, den du hier kostenlos herunterladen kannst: PDF Tagesplaner. Der Nachteil gegenüber Excel und Google Kalender ist die fehlende Flexibilität, wenn du etwas vergessen hast oder ändern möchtest. Zudem ist die Übersichtlichkeit nicht so gegeben wie bei den beiden elektronischen Varianten. Den Tagesplaner kannst du aber zusätzlich gut nutzen, um dir morgens einmal bewusst zu werden, was du heute alles zu tun hast und dir eine mögliche zeitliche Abfolge dazu einplanst.

Schritt 2 - Auswerten deiner Zeit - dein Zeitanalyse-Projekt


Im nächsten Schritt geht es darum zu schauen, wie sich deine Zeit auf die verschiedenen Lebensbereiche aufteilt. In diesem Schritt kannst du auch konkret schauen, ob du dir selbst genug Zeit gönnst, dein Leben nach deinen Vorstellungen zu leben. Zunächst überlege, dir welche Kategorien du nutzen möchtest und ordne dann jeder Kategorie eine Farbe zu. Zum Beispiel markierst du alles in gelb was mit “Me-Time” zu tun hat, alles in rot was “Familienaufgaben” sind, orange könnte “Haushalt” sein, usw. Meine Methode der Kategorisierung sowie mein Farbschema stelle ich dir hier zur Verfügung:

 

Meine Kategorien & Farbschema zur Zeitanalyse:

  • Orange  Aufgaben für Familie und Haushalt (z.B. Wäsche, Einkaufen gehen, Kind zur Schule oder zum Verein bringen)

  • Rot  Quality Time mit Familie (z.B. mit Kind spielen, vorlesen, zusammen mit der Familie einen Ausflug machen, zusammen einen Film schauen, Essen gehen mit dem Ehemann)

  • Gelb  Me-Time (z.B. Sport machen, Meditieren, Lesen, private Weiterbildung, Webinare, Trainings, Treffen mit Freundinnen)

  • Blau  Health-Time (z.B. Arztbesuche, Krankengymnastik, Auszeit wegen Kopfschmerzen)

  • Grün  Arbeit (z.B. dedizierte Arbeitszeit, Arbeitsweg, berufliche Weiterbildungen)

  • Grau  Schlafenszeit (z.B. auch Mittagsschlaf)


 

Dein Farbschema kann selbstverständlich komplett andere Kategorien aufweisen, sortiere so, wie es für dich am sinnvollsten ist.

Zeitmanagement und Selbstmanagement - für mehr Selbstbewusstsein und Lebensfreude

Schritt 3 - Nichts mehr vergessen und den Kopf von Gedankenspiralen frei halten - dein Remember-Anything-Projekt

Bevor wir dazu kommen, wie du nun künftig deine Wochen planen kannst, ist es wichtig, dir noch ein Notiz/Erinnerungssystem aufzubauen. 

 

Hierbei geht es darum deine Gedanken und Ideen, die du während der Woche hast, aus deinem Kopf auf ein anderes Medium zu bringen, sei es ein Stück Papier oder eine Online Erinnerung, damit dieser Gedanke sich nicht ständig wieder bei dir meldet und dein Kopf kein Gedankenkarussell fährt. 

"Das Gehirn ist dazu gemacht Ideen zu generieren, aber nicht, sie zu behalten" - David Allen  (Produktivitäts-Experte, Autor, Coach)

 

Überlege dir, was deine Erfassungsinstrumente sein sollen. 

Meine bevorzugsten Erfassungsinstrumente:

  • Notizblöcke > in jedem Zimmer des Hauses liegt ein Notizblock mit Stift

  • Google Keep / Google Notes > nutze ich als Online-Notizbuch (für umfangreichere Informationen oder auch Bilder, die ich abspeichern möchte)

  • Google Tasks > nutze ich für einfache Listen, wie Ideenliste, Frageliste (z.B. für Sachen die ich meinen Mann fragen will), Anschaffungsliste etc.

  • Google Kalender mit Google Assistant > für Unterwegs oder wenn ich die Hände gerade nicht frei habe

 

Du kannst natürlich auch Kalender, Online Notizbuch und To-Do-Listen App jeder anderen Marke nutzen. Da ich aber ein Google Phone habe sind diese Tools für mich am nützlichsten, da vieles miteinander verbunden ist.

 

Oftmals fallen mir spontan Dinge oder gute Ideen ein, die ich nicht vergessen möchte und daher gleich notieren möchte. Deshalb liegen bei uns im Haus in jedem Zimmer ein Notizbuch und ein Stift. Somit kann ich alles gleich notieren, was ich nicht vergessen möchte.

 

Den Google Kalender in Verbindung mit dem Google Assistant nutze ich um Dinge unterwegs zu “notieren” oder wenn ich die Hände gerade nicht frei habe. So kann ich mich z.B. durch “Hey Google - trage ‘online nach neuen Jogginghosen schauen’ für Sonntag 13 Uhr in den Kalender ein, wenn ich z.B. merke, dass unser Kleiner mal wieder neue Joggers braucht, während ich am aufräumen bin. Damit ist es aus meinem Kopf und ich muss es nicht die ganze Zeit mit mir herumtragen mit der Befürchtung, dass ich es vergesse. Früher habe ich solche Dinge oftmals gleich erledigt, weil ich dachte was erledigt ist, ist erledigt, was aber im Endeffekt ein Trugschluss und damit ein unnützer Zeitfresser war: Da ich aus dem eigentlich Tun herausgerissen wurde und dann womöglich auch noch am Laptop abgelenkt wurde und nicht so schnell wieder meine vorherige Tätigkeit aufnehmen konnte.

 

Sonntag 13 Uhr ist meine feste Google-Kalender Uhrzeit für kleine Erinnerungen, die ich über den Assistant einspreche. Somit weiß ich dass dort einfach alles zu finden ist, was ich die Woche an Erinnerungen eingesprochen habe, wenn ich meinen Wochenplan mache. Natürlich kann man den Assistant auch wunderbar für tatsächliche Termineinträge nutzen, wenn man die Hände gerade nicht frei hat.

 

Google Tasks nutze ich dafür, Ideen oder Gedanken, die mir während der Woche in den Sinn kommen zu "notieren", von dem ich schon genau weiß, auf welche meiner Listen ich ihn setzen möchte. Beispielsweise habe ich dort eine Anschaffungsliste, mit Dingen, die ich irgendwann einmal für unser Haus anschaffen möchte oder auch eine Long-Term-To-Do-Liste, mit Dingen, die mal erledigt werden müssen, aber nicht eilig sind. Leider ist dieses Tool nicht über Google Assistant steuerbar, aber wenn ich die Hände nicht frei habe, speichere ich mir wie bereits beschrieben den Gedanken zunächst als Termin für Sonntag 13 Uhr in den Kalender und übertrage die Anschaffung oder das Long-Term-To-Do dann bei der Wochenplanung in die entsprechende Liste in Google Tasks.

 

Unter Google Keep / Google Notes speichere ich mir während der Woche Dinge ab, die ich in meinem Online-Notizbuch unter einer bestimmten Kategorie ablegen möchte, z.B. wenn ich ein interessantes Zitat höre oder lese, lege ich es in Google Keep / Google Notes in meinem “Zitate-Ordner” ab, mal schriftlich eingetragen, mal einfach als abgespeichertes Bild. Google Keep / Google Notes kann auch für Listen genutzt werden. Somit könnte man sich Google Tasks als zusätzliches Tool sparen. Allerdings lädt Google Keep / Google Notes teils recht lange, somit ist es mir lieber meine Listen, auf die ich schnell zugreifen möchte unter Google Tasks abzuspeichern. Google Keep / Google Notes nutze ich eher für umfangreichere Infos und Insights, die ich mir speichern möchte. Auch dieses Tool ist leider nicht mit Google Assistant steuerbar, somit nutze ich auch hier manchmal den Umweg über Google Kalender - Sonntag 13 Uhr um die “Hände-Frei-Variante” des Ideen und Gedankenspeicherns zu nutzen. 

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Schritt 4 - Neuausrichtung deiner Zeit - dein Wochen-Zeitplaner-Projekt

 

Nun hast du einen Überblick über die Dinge, die typischerweise anstehen und ein System, das dir hilft neue Gedanken und Ideen zu erfassen. Daher gilt es nun ab sofort deine Zeit im Voraus für dich zu planen. Dazu gehört auch, die vergangene Woche einmal Revue passieren zu lassen und im Anschluss die kommende Woche zu planen. 

 

Das positive an einem Planungs-Termin pro Woche, ist zudem, dass du bei dieser Gelegenheit auch Dinge erledigen kannst, die sowieso einmal pro Woche zu tun sind. Vielleicht musst du neben deinem Leben auch noch das Familienleben managen und kannst diese dedizierte Zeit auch dazu nutzen, den Familienkalender auf Aktualität zu überprüfen oder du kannst dir für diesen Termin auch vornehmen die verschiedenen Online-Einkäufe, die dir die Woche über eingefallen sind zu tätigen.

 

Für deinen Wochenplan kannst du wieder unterschiedliche Tools nutzen, z.B. den Excel-Planer oder den Google Kalender, den du ggf. schon zum Ermitteln und zur Analyse deiner Aufgaben und Tätigkeiten genutzt hast und womöglich auch als Erfassungstool deiner Gedanken und Ideen nutzen möchtest. Ich selbst habe lange Zeit nur den Google Kalender als Wochenplaner genutzt, ziehe aber mittlerweile bei der Wochenplanung die traditionelle Variante mit meinem PDF Wochenplaner und einem Stift vor, da es für mich übersichtlicher ist die Woche auf einem Blatt vor mir zu haben statt nur den kleinen Google Kalender auf dem Handy bzw. damit ich nicht jedes Mal den Laptop anwerfen muss um meine geplante Woche zu sehen. 


 

Ein gutes System muss sich dir anpassen - nicht umgekehrt

 

Das heißt aber nicht, dass die handschriftliche Variante generell besser ist, sondern sie funktioniert für mich aktuell am besten. Zu einem guten System gehört auch, dass es flexibel ist, damit du dich nicht gezwungen fühlst etwas weiter zu betreiben, was vielleicht nicht mehr für dich passt. Also überlege und prüfe, welche Tools für dich aktuell am besten passen und probiere dich aus. Wie bereits erwähnt habe ich lange Zeit nur den Google Kalender genutzt, aber da ich nicht den ganzen Tag am Laptop sitze ist es für mich einfacher, wenn der handschriftliche Plan an einer schnell zu erreichenden Stelle liegt und ich nicht jedes mal den Laptop hochfahren muss. Auf dem Handy ist der Kalender dann doch etwas klein, allerdings natürlich aber nützlich, wenn man viel unterwegs ist. Der Wochenplan ersetzt auch nicht deinen Kalender, denn dein Kalender sollte weiterhin die wichtigsten Termine mit fester Uhrzeit beinhalten. Der Wochenplan gibt dir eine gute mögliche Aufteilung deiner anstehenden Aufgaben und zeigt dir übersichtlich was du planst an welchem Tag der kommenden Woche zu erledigen. 



 

So gehe ich bei meinem Wochen-Zeitplaner-Projekt vor:

 

  1. Ich gehe durch meinen Wochenplan der letzten Woche und schaue, ob ich alles erledigt habe, was wichtig war. Wenn nicht übertrage ich es in den neuen Wochenplan

  2. Ich hole mir alle Terminplaner, die unsere Familie nutzt:  ich hole den Kalender meines Mannes, öffne meinen Google Kalender, schaue in die Fußball-App meines Sohnes und hole den Familienkalender. Dann trage ich daraus alles für mich Relevante für die nächste Woche in meinen Wochenplaner ein

  3. Ich schaue im Google Kalender, ob ich ggf. etwas für meine "Erinnerungsuhrzeit" (Sonntag 13 Uhr) als Erinnerungsnotiz in den eingesprochen habe, wofür ich mir vielleicht in der kommenden Woche dediziert Zeit nehmen will oder was ich in eine meiner Liste auf Google Tasks oder in mein Google Notes Notizbuch übertragen möchte

  4. Ich hole mir all meine Notizen, die ich die Woche über gemacht habe und die überall in unserem Haus verteilt herum liegen und schaue, ob dort eine Aufgabe für die kommende Woche zu tun ist. Ansonsten speichere ich mir die wichtigen Notizen, die ich nicht vergessen möchte auch während meiner Wochenplanung in mein Online Notizbuch Google Keep / Notes (Oftmals fotografiere ich die Notiz einfach uns speichere sie ab. Es ist übrigens interessant wie viele seiner Gedanken man in wenigen Tagen vergisst, also auch eine gute Übung, damit Ideen und wertvolle Gedanken nicht verloren gehen)

  5. Weiterhin gehe ich meine Listen aus der Google Tasks App durch und schaue, ob dort etwas zu ändern, einzutragen oder zu erledigen ist

  6. Ich gehe durch die Handybilder der vergangenen Woche, schaue ob etwas dabei ist, das ich für mein Online-Notizbuch fotografiert/gespeichert habe und speichere es dann in Google Keep / Notes unter der passenden Kategorie ab (z.B. Rezepte oder Zitate)

 

Am besten machst du dir eine extra Liste mit den Punkten, die du speziell bei deiner Wochenplanung durchgehen möchtest. Ich habe mir z.B. eine “Wochenplaner-Liste” in Google Tasks angelegt mit allen oben genannten Punkten, die ich während meines Wochenplans durchgehen möchte.


Mit diesen 4 Schritten bist du nun gewappnet dein Leben selbst in die Hand zu nehmen und es dir Stück für Stück so auszurichten, wie es für dich stimmig ist.


 

Folgende wichtige Regeln solltest du dir dabei zu Herzen nehmen:

 

  • Du selbst musst wirklich eine Veränderung wollen. Wenn es nicht tief aus deinem Inneren kommt und du nur das lose Gefühl hast, du müsstest ja mal etwas ändern oder jemand anders hat dir empfohlen etwas zu machen, ist die Gefahr groß, dass du schnell wieder aufgibst

  • Wichtig ist mit etwas anzufangen. Nach dem Gesetz des Momentum kommt oftmals ganz viel ins Rollen, wenn man erstmal einen kleinen Stein umgedreht hat. 

  • Du darfst nicht so streng mit dir sein, wenn dir Änderungen oder Routinen schwer fallen. Mach lieber weniger, aber dafür beständig etwas, statt dir mit dem Planen und danach leben zu viel zuzumuten

  • Lass dich von Rückschlägen nicht entmutigen. Wenn du mal anfängst wird es vielleicht auch mal 1,2 Wochen geben, in denen du es doch nicht schaffst deine Woche zu planen oder zumindest alle Punkte von deiner “Wochenplanungsliste” durchzugehen. Gib nicht auf. Nach einer Weile wirst du eine Routine darin bekommen und auch merken, dass es nicht tragisch ist mal eine Woche auszusetzen

  • Sei flexibel. Passe die wöchentliche Planungsroutine gegebenfalls an, wenn du merkst, sie passt nicht mehr zu deiner Lebensweise. Tausche Tools, Abläufe oder die Häufigkeit des Planens aus, so wie es für dich passt. 

Solltest du dazu Fragen haben oder Hilfe benötigen, melde dich gerne bei mir, völlig kostenlos und unverbindlich.

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