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Die drei größten (Denk-) Fehler beim Zeitmanagement und wie du sie erfolgreich meistern kannst

Aktualisiert: 29. Jan.



Zeitmanagement wird oftmals mit Effizienz, Produktivität und einem organisierten Lebensstil in Verbindung gebracht. Viele Menschen nutzen die Vorteile einer effektiven Zeiteinteilung, um ihr Leben nach ihren eigenen inneren Bedürfnissen zu gestalten. Dennoch gibt es einige Denkblockaden, die uns davon abhalten können, das Thema Zeitmanagement anzugehen und in unserem Alltag umzusetzen. In diesem Artikel schauen wir uns drei große Denkfehler an, die uns oftmals davon abhalten die Planung unserer Zeit anzugehen und schauen, welche Argumente, dafür sprechen es doch zu tun.








Zitat Franz von Assisi - Beginnen Sie damit, das Notwendige zu tun, dann das Mögliche und plötzlich schaffen Sie das Unmögliche




1. Ich habe keine Zeit für Zeitmanagement - ich habe doch sowieso schon mehr als genug zu tun


So oder so - Du musst es sowieso tun


Wenn du nicht gerade als Mönch oder Nonne in einem tibetanischen Kloster lebst, wirst du zumindest hin und wieder - auf irgendeine Art und Weise - deine Zeit sowieso planen müssen. Denn ob du einfach alles vor sich hin laufen lässt oder ob du dir Pläne dafür machst, was zu tun ist und wann, irgendwann musst du dir Gedanken machen und überlegen, wann und wie du das etwas angehst.


Wenn du es nicht tust, läufst du Gefahr noch mehr Zeit zu verlieren


Ein großer Unterschied ist, dass du beim freien Laufen lassen deiner Zeit alles im Kopf planen musst und dieser gerne mal etwas vergisst. Und dieses Vergessen führt dazu, dass du dich noch mehr gestresst fühlst, wenn du etwas auf die Schnelle machen musst.


"Wenn ich mir nicht all meine Gedanken aufschreiben würde, hätte ich sie vergessen, bevor ich sie umgesetzt hätte". Richard Branson, Unternehmer

Wenn du weißt was zu tun ist und wie lange du brauchst, hast du mehr von deiner Zeit und somit mehr Lebensqualität


Zudem kommt es ohne Planung häufig dazu, dass man die Dauer einer Tätigkeit falsch einschätzt. Viele Menschen machen den Fehler, ihre Zeit im Kopf zu optimistisch zu gestalten. Sie denken, sie schaffen viele Aufgaben in kurzer Zeit unterschätzen den tatsächlichen Zeitaufwand. Das führt zu Stress und Frustration, wenn die Zeitpläne unrealistisch sind und dadurch entsteht noch mehr das Gefühl, man habe keine Zeit.




2. Meine Zeit zu planen, macht keinen Spaß - dann bin ich nicht mehr frei und fühle mich eingeschränkt


Dein System muss zu dir passen - nicht umgekehrt


Manchmal scheint es lästig zu sein, sich seine Zeit schriftlich zu planen. Vielleicht vermittelt es das Gefühl, man könne sich nicht frei entfalten, wenn alles nach einem Plan abläuft.


Doch Zeitmanagement bedeutet nicht, sieben Tage pro Woche, 24 Stunden lang durchgeplant zu haben, sondern hauptsächlich, grob zu wissen, was wann zu tun ist und ein System zu haben, dass dir Freiraum schafft, nichts zu vergessen, und dabei die größtmögliche freie Zeitgestaltung zugesteht. Es gilt also nicht strikt nach einem bestimmten System vorzugehen, sondern sich Möglichkeiten des Zeitmanagements anzuschauen und dann auszuwählen, was zu dir passt.


Dein Zeitmanagement-System muss flexibel sein - und du auch - dann kannst du dich bestmöglich entfalten


Wenn du denkst, dass ein Zeitmanagement-System dich in deiner Freiheit einschränken könnte, bist du vielleicht ein eher chaotischer und kreativer Typ. Doch auch jeder kreative Typ trägt einen inneren Perfektionismus-Antreiber in sich, ob der nun stark oder schwach ausgeprägt ist, ist egal, doch dieser Perfektionismus-Antreiber kann dich leicht verzweifeln lassen, wenn du dein System einmal nicht perfekt ausführst.


Und genau deshalb musst du dir stets selbst erlauben, dass dein System Lücken haben darf und du es auch mal schleifen lassen oder abändern darfst.


Der innere Kritiker könnte dies zwar als Versagen deines Vorhabens interpretieren, aber je mehr du über das, was du wirklich tun willst und was du tun musst bewusst wirst, desto besser werden deine Argumente gegen deinen eigenen inneren Kritiker.


Sieh dein System als einen agilen Prozess


Mach dir klar: Wie fast alles im Leben ist auch Zeitmanagement ein Lernprozess. Du kannst jederzeit aus deinen Erfahrungen lernen und das System entsprechend anpassen. Indem du reflektierst, was funktioniert und was nicht, kannst du dein Zeitmanagement optimieren und möglichen perfektionistischen Tendenzen entgegenwirken.


Es geht darum, einen Ansatz zu finden, der dir persönlich am besten entspricht und das richtige Maß an Flexibilität und individueller Entfaltung bietet. Ein System, das dir hilft, wenn du das Gefühl hast, du gerätst wieder und wieder ins Hamsterrad des Stresses, das du aber auch einmal links liegen lassen kannst.


Du darfst es auch mal schleifen lassen und prokrastinieren


Dass Prokrastination nicht zwangsläufig negative Effekte hat und gerade für kreativ-chaotische Typen etwas durchaus Positives sein kann - wenn man es schafft es sich zu erlauben - zeigen neben meinen eigenen Erfahrungen auch Studien, die das Thema durchleuchtet haben.


Der Arbeitspsychologe Adam Grant von der Universität Pennsylvania hat in einer Reihe von Studien den Zusammenhang zwischen Prokrastination und Kreativität genauer untersucht mit einem interessanten Ergebnis: Das zwanghafte, völlige Vermeiden von Prokrastination ist definitiv nicht förderlich für die Kreativität. Tatsächlich konnte ein positiver Effekt auf die Kreativität beobachtet werden, wenn wir in gewissem Maße prokrastinieren.


„Die Fokussierung auf Ergebnisse mag für die kurzfristige Leistung gut sein, kann aber ein Hindernis für langfristige Entwicklung sein.“ Adam Grant, Business Coach, Autor


Wenn du ein System hast, das dich nach einer Aufschieberitis-Phase wieder auffängt, dann kannst du es dir guten Gewissens öfter einmal erlauben, deine Zeitplanung auch mal links liegen zu lassen und einfach das zu tun, was dein Herz gerade begehrt.




Zeitmanagement - mit einem guten System schaffst du dir Zeit für dein Wunschleben



3. Pläne zu machen bringt für mich sowieso nichts - ich setzte es sowieso nur für kurze Zeit um


Wer sagt, dass ein Zeitmanagement-System für einen langen Zeitraum genutzt werden muss?


Es ist in der Tat manchmal schwierig sich hinzusetzen und den ersten Schritt zu machen. Auch ich selbst bin in der Vergangenheit diesen drei Denkfehlern erlegen gewesen. Doch irgendwann kam der Punkt, an dem ich endlich wieder das Gefühl haben wollte, mein Leben selbst zu bestimmen und mich nicht vom Leben leben zu lassen. Und war der erste Schritt einmal getan wurde schnell klar, wie hilfreich es ist, sich über das Verwenden seiner Zeit bewusster zu werden.


Lange Zeit habe ich mein Zeitmanagement-System, das ich u.a. aus Büchern wie "Getting Things Done" von David Allen, "Die 7 Wege zur Effektivität" von Stephen Covey oder "Essentialism" von Greg McKeown abgeleitet habe und in meinem Artikel "Was zu sich selbst finden mit Planung zu tun hat - In 4 Schritten zu mehr Freiheit" beschrieben habe, für mich genutzt:

  • Bewusstwerden über die anfallenden Tätigkeiten

  • Einmal wöchentlich meine kommende Woche geplant

  • Alles, was mir einfiel direkt aufgeschrieben oder "in den Kalender eingesprochen"

  • Einmal pro Woche reflektiert

  • Listen erstellt, die mir halfen zu erkennen, was ich tun möchte, was ich tun muss und wie ich all dies unter einen Hut bekommen konnte.

Und es hat mir gut getan. Es hat mir geholfen zu begreifen, dass nicht ich mich vom Leben und den Umständen bestimmen lassen muss, sondern, dass ich tatsächlich die Kraft habe, mein Leben und meine Umstände selbst zu bestimmen.


"Wir bekommen dauernd eingeredet wir hätten keine Zeit. Doch wenn ich wirklich weiß, was mir wichtig, was mir wirklich am Herzen liegt, dann habe ich auch Zeit dafür. Wir haben nur deshalb keine Zeit, weil wir uns nicht entscheiden können, was uns wirklich wichtig ist. Deshalb machen wir alles parallel und dann klappt nichts." Gerald Hüther. Neurobiologe, Hirnforscher

Viele Prozesse verinnerlichen sich mit der Zeit von ganz allein


Das Beste dabei war: Nach einer Weile hat sich vieles so verselbstständigt, dass ich das System verinnerlicht hatte und gar nicht mehr so detailliert benötigte. Der Hirnforscher und Neurobiologe Gerald Hüther würde vermutlich sagen, dass ich meine neuen "Autobahnen" im Kopf häufig genug befahren habe, um diese größer und breiter als die alten (Nerven-)Straßen in meinem Gehirn werden zu lassen, die ich zuvor genutzt habe. Psychologen würden vermutlich sagen, ich habe meine alten Muster durch neue Gewohnheiten ersetzt.


Wenn du einmal ein System etabliert hast, kannst du später jederzeit darauf zurückgreifen, wenn du in Planlosigkeit zurückfällst


Doch trotz aller Verinnerlichung meines Zeitmanagements habe auch ich Phasen, in denen ich das Gefühl habe, dass mir alles über den Kopf wächst. Meist geschieht das, wenn ich einmal zu oft "Ja" gesagt habe, ohne wirklich bewusst darüber zu sein, was zum gleichen Zeitpunkt noch alles anstehen wird, aber auch wenn ich einmal krank bin, ein paar energielosere Phasen habe oder einfach mehr als normal ansteht passiert es mir, dass ich aus der Balance gerate.





Freizeit - Mit der richtigen Planung mehr Zeit für dich selbst



Zeitmanagement light - wenn du dein System bereits etabliert hast oder erst einmal klein starten willst - Rückbesinnung auf das wirklich Wichtige in Zeiten von Energielosigkeit


In diesem Falle ziehe ich heutzutage mein "Zeitmanagement light" zu Rate und hier ist, wie ich dazu vorgehe:


Was ich brauche:

(Meine Versionen dieser Planungstools kannst du hier downloaden, du kannst aber auch einfach einen Notizblock nehmen und dir selbst Aufgabenliste, Tagesplan und Wochenplan erstellen)


Was ich tue:

  • Zunächst meinen Kopf leeren > alles was zu tun ist in meine Aufgabenliste herunter schreiben, also eine planlose To Do Liste erstellen

  • Markieren was unbedingt heute zu tun ist

  • Die To Dos für heute in den Tagesplan übertragen - mir dabei überlegen was ich wann erledigen möchte und kann und wie lange ich dafür benötige

  • Die restlichen To Dos auf die anderen Tage der Woche im Wochenplaner verteilen


Somit hole ich meinen "Rückstand" schnell wieder auf, ohne dass ich dazu mein gesamtes großes Zeitmanagement System wieder zum Laufen bringen muss.


Die verteilten To Dos der restlichen Woche trage ich in manchen Fällen auch noch einmal in einen Tagesplan ein, wenn ich das Gefühl habe, der Tag wird sonst zu unübersichtlich oder hektisch. Aber meist reicht der grobe Überblick über die Woche, um in meiner inneren Mitte zu bleiben und alles in einem für mich passenden Tempo zu erledigen, was ich erledigen will und muss.



 

Weitere Hilfestellungen, um Ruhe und Gelassenheit zu finden



Wenn du autodidaktisch veranlagt bist, gerne Erfahrungsberichte zu Rate ziehst, um dir Ideen und Anregungen zu holen, wie du dein Leben verbessern kannst, schau dir meine anderen Blogartikel zu den Themen Selbstbewusstsein, Gedankenkraft und Stressbewältigung/Zeitmanagement an.




Wenn du autodidaktisch veranlagt bist, gerne Bücher von Psychologen, Coaches, Philosophen und Bewusstseinslehrern zurate ziehst, um dein Leben zu verbessern, schau dir meine Rubrik "Buchtipps an.




Wenn du dich gerne durch bestimmte Themen durchführen lässt, um dich weiterzuentwickeln, können dir meine Kurse behilflich sein:




In diesem Workbook habe ich alles zusammengetragen, was mir dabei geholfen hat, innerlich ruhiger zu werden, mich nicht ablenken zu lassen und mich durch Stress und Hektik nicht mehr verunsichern zu lassen. Das Workbook kannst du kostenlos erhalten kannst.

Kostenloses Workbook gegen Stress, Ablenkung und Ängste













Alles, was mir dabei geholfen hat, Ruhe in meinen Kopf zu bringen, wenn ich in Gedankenspiralen gefangen war oder mich stark gestresst gefühlt habe, habe ich in diesem Kurs zusammengetragen, den du für 12,- Euro erwerben kannst.

Kurs für Achtsamkeit ohne Meditation











In diesem Kurs habe ich alles zusammengetragen, was mir bei meiner Selbstentwicklung, dem Finden meiner inneren Balance und meines inneren Friedens geholfen ha. Den Kurs kannst du für 29,- Euro erwerben.

Innere Balance - Kurs für Selbstvertrauen und inneren Frieden


 







BUCHEMPFEHLUNGEN UND QUELLEN AUS DIESEM ARTIKEL


(Die empfohlenen Bücher sind Affiliate Links, das bedeutet, für dich keinen Cent mehr, wenn du über diesen Link kaufst, für mich ein paar Cent für meine Arbeit.)










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